1. INTRODUCTION

Eurochine Chinese Language School (hierna “de School” genoemd) behoort tot L´Association Eurochine vzw met maatschappelijke zetel te Hermanstraat 8, 1030 Brussel, België, en ondernemingsnummer 0463.566.166.

Dit privacybeleid legt uit hoe de School, handelend in de hoedanigheid van “verantwoordelijke voor de verwerking”, de persoonsgegevens van haar leerlingen en haar personeel(vrijwilligers)  verzamelt en verwerkt.

De School hecht belang aan gegevensbescherming en haar verantwoordelijkheden om persoonsgegevens correct en rechtmatig te verwerken. Wij zijn toegewijd aan het naleven van onze wettelijke verplichtingen en het toepassen van gebruikelijke standaarden bij het verzamelen, verwerken en opslaan van persoonsgegevens.

 2. SOORTEN PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN

De persoonsgegevens die we verzamelen, verwerken en opslaan zijn persoonlijk identificeerbare gegevens met betrekking tot de leerlingen, hun ouders en het personeel. De verwerkte persoonsgegevens omvatten opgenomen gegevens en / of video- en fotografische afbeeldingen van personen. Dit houdt onder andere het volgende in:

  • namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en andere contactgegevens;
  • familiale gegevens;
  • gegevens over opleidingen en professionele activiteiten;
  • afbeeldingen, audio- en video-opnamen; en / of
  • scholen waarbij men is (of was) ingeschreven.

3. HOE WIJ PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN EN VERWERKEN

De School verzamelt gegevens op verschillende manieren, waaronder, maar niet beperkt tot:

  • in persoon en telefonisch: van leerlingen en hun familie, personeel, sollicitanten en anderen;
  • via elektronische en papieren documentatie: inclusief sollicitaties, e-mails, inschrijvingsformulieren, brieven aan onze school, toestemmingsformulieren, de website van onze school of schoolgestuurde sociale media;
  • via online tools: zoals apps en andere software die door onze school wordt gebruikt;
  • via openbaar beschikbare bronnen.

4. DOEL WAAROM WIJ PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN

De School en haar personeelsleden en vrijwilligers, verwerken en bewaren persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor deze zijn bestemd. De School verwerkt persoonsgegevens om de werking van de School als onafhankelijke school op een wettige en legitieme wijze te ondersteunen. De School verzamelt gegevens over leerlingen en hun families wanneer dat nodig is om:

  • leerlingen op te leiden;
  • de examens van de leerlingen beheren;
  • het welzijn van de leerlingen te ondersteunen;
  • het operationele beheer van de school te ondersteunen, inclusief de administratie van dossiers van de leerlingen, administratie van facturen, kosten en rekeningen, het beheer van beveiliging en veiligheid, het beheer en de implementatie van de regels en het beleid van de school voor leerlingen en personeel; het onderhoud van historische archieven en andere operationele doeleinden;
  • voor redelijke aanpassingen en ondersteuning te zorgen voor leerlingen met speciale behoeften;
  • te communiceren met ouders over de schoolprestaties van de leerlingen en om de inspanningen en prestaties van leerlingen vieren;
  • de School te promoten op haar website of schoolgestuurde sociale media en andere publicaties en mededelingen die door de School worden uitgevoerd en / of waaraan zij hebben deelgenomen.

De School verzamelt gegevens van haar personeel, kandidaten en contractuele partners indien dit nodig zou zijn voor:

  • het beheer van personeelsdossiers
  • het aanwerven van personeel
  • disciplinaire procedures; en/of
  • het verstrekken van referenties.

5. HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS

De School bewaart persoonsgegevens alleen om een legitieme en wettige reden en enkel voor zolang als nodig of vereist door de wet.

6. HOE WIJ UW PERSOONSGEGEVENS BESCHERMEN

De persoonsgegevens die door de School worden verwerkt, zijn enkel toegankelijk voor de administratie en het personeel. Het personeel van de school is geïnformeerd over het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt en zullen niet openbaar worden gemaakt, tenzij de School uw toestemming hiervoor heeft verkregen of indien dit wettelijk vereist is. Als school kan de School wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens te delen met relevante autoriteiten.

7. UW RECHTEN

Onder de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft u rechten met betrekking tot het verzamelen, verwerken en opslaan van uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn echter onderworpen aan bepaalde vrijstellingen en beperkingen zoals vastgelegd in de wet.

U beschikt over het recht om:

  • toegang te verzoeken tot en inzicht te verkrijgen in de persoonsgegevens die we over u en / of uw kind bewaren;
  • te vragen dat de persoonsgegevens die we over u en / of uw kind hebben, worden gewist (dit kan zijn met beperkingen en uitzonderingen omdat we een wettelijke reden kunnen hebben om dergelijke gegevens te bewaren);
  • te vragen om de persoonsgegevens die we over u en / of uw kind bewaren te wijzigen;
  • te vragen om te stoppen met het verwerken van dergelijke gegevens (dit is met beperkingen en uitzonderingen omdat we mogelijk een wettige reden hebben om dergelijke gegevens te verwerken);
  • te vragen om een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die we over u en / of uw kind bewaren;
  • uw toestemming in te trekken om uw persoonsgegevens of de persoonsgegevens van uw kind te verwerken (dit is met beperkingen en uitzonderingen omdat we mogelijk een wettige reden hebben om dergelijke gegevens te verwerken, ongeacht de verkregen toestemming).

Als u vragen heeft of uw rechten wilt uitoefenen zoals hierboven vermeld, kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar: eurochineschool@hotmail.com ou info@eurochine-association.org

8. TOESTEMMING

Overeenkomstig de wetgeving inzake gegevensbescherming zijn we verplicht om toestemming te verkrijgen voor het verwerken van de persoonsgegevens van een persoon en zullen wij u en / of uw kind het juiste toestemmingsformulier verstrekken. Dit is met beperkingen en uitzonderingen, omdat we wettelijke en legitieme redenen kunnen hebben om dergelijke gegevens te verwerken ter ondersteuning van de werking van de school als een onafhankelijke school of om contractuele of wettelijke verplichtingen na te komen, ongeacht de toestemming. Wanneer de School om welke reden dan ook persoonsgegevens verzamelt en / of verwerkt, zal het redelijke stappen ondernemen om u hierover te informeren.

9. COOKIEBELEID

De School kan cookies op haar websites gebruiken om verbeterde functionaliteit te bieden en de gebruikerservaring te verbeteren. Cookies zijn kleine gegevensbestanden die van onze website naar uw computer of mobiele telefoon worden verzonden. Ze worden opgeslagen op de harde schijf van uw apparaat. Sommige cookies worden enkel voor de duur van uw bezoek aan de website bewaard, anderen worden voor een langere periode opgeslagen.